実地棚卸とは？帳簿棚卸との違いとやり方・頻度の目安

実地棚卸とは、倉庫や店舗にある商品を実際に手や目で数えて、在庫数を確認する作業のことです。 これに対して、在庫管理システムやExcelの入出庫記録から計算上の在庫数を把握する方法を「帳簿棚卸」と呼びます。 どちらも「在庫数を知る」ための方法ですが、性質が異なるため両方を組み合わせて使うのが基本です。

実地棚卸と帳簿棚卸の違い

なぜ両方必要なのか

帳簿棚卸だけに頼ると、記録漏れや誤出荷、破損・紛失があっても数字の上では気づけません。 帳簿上は100個あることになっていても、実際に数えたら95個しかない、ということが起こり得ます。 このズレが棚卸差異です。実地棚卸を定期的に行うことで、このズレに早く気づき、記録を実態に合わせ直すことができます。

実地棚卸の頻度の目安

• 年次決算のタイミング(年1回): 税務・会計上の在庫評価に必要な最低限のライン。多くの個人事業主・小規模事業者はここが基準になる
• 四半期〜月次(年4〜12回): 動きの速い商品を扱う店舗・ネットショップ向け。差異が大きくなる前に気づける頻度
• 主力商品だけ随時(循環棚卸): 全品目を一度に数えるのではなく、売れ筋品目から順番に数える方式。全品目棚卸より1回あたりの負担が軽い

実地棚卸を行う3ステップ

1. 1対象範囲を決める(全品目か、主力商品だけの循環棚卸か)。
2. 2実際に数え、帳簿上の数量と突き合わせて差異のある品目を洗い出す。
3. 3差異の原因を確認し、帳簿の数字を実数に修正する。同じ原因が繰り返す工程には運用ルールを1つ足す。

ここで負担になりやすいのが、数えた数字を紙やExcelに書き写し、あとから帳簿の数字と1件ずつ見比べる作業です。 品目数が増えるほど、この突き合わせ作業だけで棚卸の大半の時間を使ってしまうケースも珍しくありません。

よくある質問

Q. 実地棚卸はどのくらいの時間がかかりますか？

A. 品目数と数え方によって大きく変わります。手書き・電卓集計だと数百品目で半日以上かかることもありますが、バーコードスキャンで数えて自動集計する方法なら同じ品目数でも大幅に短縮できます。

Q. 実地棚卸をサボって帳簿棚卸だけで済ませてはいけませんか？

A. 短期的には回りますが、記録漏れや誤差が蓄積し、ある日大きな差異として表面化します。年1回の決算棚卸は税務上も必要になるため、最低限のラインとして外せません。

タナオロでできること

タナオロはスマホのバーコードスキャンで実地棚卸を進め、終了すると帳簿数との差異が出た品目だけを自動で一覧表示します。 循環棚卸のように対象品目を絞った棚卸にも使え、結果はそのままCSVでも出力できます。 登録から30日間はこの機能を含めてお試しで利用できるので、Excel・zaicoのCSVをそのまま取り込んで試せます(お試し後の無料枠は10件)。

差異が見つかったあとの対処手順は「棚卸差異とは」もあわせてご覧ください。