ハンドメイド作家の材料・パーツ在庫管理｜二重販売と数え間違いを防ぐコツ

結論から言うと、ハンドメイド作家の在庫事故の大半は「台帳が複数に分かれている」ことが原因です。 minne・Creema・BASE・実店舗・イベント出店…と販売先が増えるほど、それぞれの場所で在庫数を別々に持ってしまい、 どこかで更新を忘れた瞬間に二重販売や数え間違いが起きます。ここでは典型パターンと、台帳を一本化して防ぐ具体的な手順を整理します。

ハンドメイド作家の在庫管理が難しい3つの理由

• 色・サイズ違いで在庫の単位が細かい。同じデザインでも「赤の5号」「青の7号」のように実質は別アイテムです。まとめて「ビーズ 在庫あり」のように管理すると、 実際には特定の色だけ切れているのに気づけません。
• 材料在庫と完成品在庫が別カウントになりやすい。パーツ・材料の残数と、それで作れる完成品の点数は本来連動していますが、多くの人はどちらか一方しか記録していません。
• 販売先が複数あり、更新のタイミングがバラバラ。イベント会場で売れた分をその場で反映できず、帰宅後にまとめて更新する運用だと、その間の時間差でオンライン側が売れてしまいます。

二重販売が起きる典型パターン

• 在庫1点の商品を、複数の販売先に同時掲載している。片方で売れた直後にもう片方の表示を手動で下げ忘れ、同じ1点に2件の注文が入る。
• イベント出店中はスマホでの更新を後回しにしている。接客中は在庫台帳を開く余裕がなく、閉店後にまとめて反映するため、出店中の数時間はオンライン側の表示が実態とズレる。
• 家族・スタッフと分担しているが、台帳を共有していない。自分用のExcelとスタッフ用のメモが別々に存在し、どちらが最新か分からなくなる。

防ぐための運用のコツ

1. 1販売先が何箇所あっても、在庫台帳は1つに集約する。minneやCreemaの管理画面をそれぞれの在庫の正本にせず、あくまで「表示先」として扱い、実際の数量は1箇所の台帳だけで管理します。
2. 2売れたその場で、台帳の数量を減らす。持ち帰ってからまとめて処理する運用は、その待ち時間ぶんだけ二重販売のリスクを抱えることになります。スマホから数秒で更新できる状態にしておくのが理想です。
3. 3色・サイズ違いは、面倒でも別アイテムとして登録する。まとめて1行で管理すると内訳が見えなくなります。登録の手間は増えますが、誤出庫の防止効果の方が大きいです。
4. 4残り僅少のラインを決めて、閾値を切ったら知らせる仕組みにする。人の目でのチェック頼みだと、忙しい時期ほど見落とします。

手書き・Excel管理との比較

タナオロでできること

タナオロはパーツ・材料をアイテム単位で登録し、スマホのカメラでQR/バーコードを読み取って入出庫できます。 専用のバーコードリーダーは不要で、イベント会場でも接客の合間にその場で数量を減らせます。 色・サイズ違いをそれぞれ別アイテムとして登録しても、一覧画面で並べて見られるので内訳の把握に困りません。

最大20名まで招待リンクで台帳を共有できるので、家族やスタッフと分担していても「今の在庫」を同じ画面で見られます。 残り僅少になったアイテムは一覧で自動的にハイライトされるため、発注や仕込みのタイミングを見落としにくくなります。

いま使っているExcelの在庫表は、CSVとしてそのままアップロードして移行できます。棚卸のやり方は「棚卸のやり方」、スマホのカメラだけで始める方法は「スマホのカメラだけで在庫管理はできる？」もあわせてどうぞ。